Das HBZ uebernimmt die Deutsche Bibliotheksstatistik

["Florian Seiffert" <seiffert _at__ hbz-nrw.de>]

Liebe Liste(n),
Herr Marklein hat mich gebeten, unten folgende Information an Sie
weiterzuleiten. Richten Sie Rückfragen bitte an dbs _at__ hbz-nrw.de.
Beste und sonnige Grüße aus Köln
  Florian Seiffert

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Hochschulbibliothekszentrum NRW
Postfach 27 04 51
D-50510 Köln

An alle deutschen Bibliotheken,
die in der Deutschen Bibliotheksstatistik mitwirken

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

seit Monaten wird in den deutschen Bibliotheken die Frage
diskutiert, ob und wie nach der Auflösung des DBI die Deutsche
Bibliotheksstatistik (DBS) ab dem Berichtsjahr 2002 weitergeführt
werden kann. Nun ist hierzu endlich eine Entscheidung gefallen:
Nach einem Beschluß der Kultusministerkonferenz (KMK - AG
Bibliotheken am 19./20.03.2003) soll das HBZ beauftragt werden,
die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) weiterzuführen. Das HBZ
soll hierzu eine laufende Unterstützung durch die Bundesländer ab
2004 erhalten; im Jahr 2003 wird das HBZ zunächst in
Vorleistungen treten.

Das HBZ hatte bereits im Vorfeld intensiv untersucht, welche
Aufwände und Schwierigkeiten bei einer Übernahme entstehen würden
und welche Maßnahmen getroffen werden müssen. Daher können wir
Sie nun unmittelbar nach Beauftragung durch unser Ministerium
über einige wichtige Punkte informieren:

1.) Leider kann das bisher genutzte EDV-System nicht mehr genutzt
    werden, da Komponenten zwischenzeitlich veraltet sind und die
    Software in wesentlichen Teilen geändert werden muss; hierbei
    wären aber erhebliche Schwierigkeiten zu erwarten. Daher
    sieht sich das HBZ gezwungen, die komplette Software neu zu
    entwickeln. Damit wird das HBZ in Kürze beginnen. Die  neue
    Software soll so eingerichtet werden, dass nach den ersten
    zwei Entwicklungsjahren in gewissen Abständen auch
    überschaubare Veränderungen der Fragebögen  möglich werden.

2.) Die gesamte DBS einschließlich aller Benachrichtigungs-,
    Rückmelde-, Nachfrage- und Kontrollverfahren wird zukünftig
    allein elektronisch abgewickelt. Online sind die Eingaben der
    Bibliotheken zu leisten und online werden die Ergebnisse
    präsentiert. Mitwirkende Bibliotheken müssen also in jedem
    Fall über einen Online-Anschluss ans Internet eine Verbindung
    mit dem HBZ aufbauen. Bibliotheken ohne Internetanschluß
    können in der Statistik nicht berücksichtigt werden - es sei
    denn, sie finden Ersatzanschlüsse bei aushelfenden Stellen.
    Bei der Eingabe wird zukünftig auf Plausibilitätsprüfungen
    verzichtet. Die Bibliotheken sind für die ordnungsgemäßen
    Eintragungen ihrer Daten selbst verantwortlich. Eine
    aggregierte Auswertung steht zunächst nicht zur Verfügung.

3.) Die Erfassung und Auswertung für das Berichtsjahr 2002
    erfolgt für Öffentliche Bibliotheken auf der Basis der
    bereits 2001 genutzten und für 2002 gleichartig vorgesehenen
    Fragebögen. Für Wissenschaftliche Bibliotheken wird der neu
    entwickelte Fragebogen 2002 herangezogen. Ein Versenden
    leerer Fragebögen ist nicht vorgesehen. Stattdessen können
    alle Fragebögen bereits heute unter
    http://www.bibliotheksstatistik.de abgerufen werden. Das HBZ
    wird versuchen, die Verantwortung für diese URL zu
    übernehmen. Die Fragebögen dienen nur als Hilfe für die
    Ermittlung der Daten und später als Vorlage bei der
    Online-Eingabe vor Ort.

4.) Es wird versucht werden, online auch Hilfen und Erläuterungen
    bereitzustellen.
    Unter der o.g. Internet-Adresse sind bereits heute fachliche
    Erläuterungen zu den gestellten Fragen abrufbar.

5.) Das HBZ beabsichtigt auch die früheren Jahrgänge der DBS und
    das Bibliotheksadressbuch  anzuzeigen. Daher werden wir uns
    in den folgenden Jahren bemühen, übernommene Altdaten im
    Rahmen der Auswertungen ebenso anzubieten. Noch ist unklar,
    welche Daten verfügbar sind. Gegebenenfalls kann hieraus ein
    gesondertes Projekt entstehen.

6.) Für Ihre Fragen kann die Emailadresse dbs _at__ hbz-nrw.de genutzt
    werden.

7.) Ein erster vorläufiger Zeitplan sieht vor:

    - die Fragebögen mit Erläuterungen stehen bereits auf den
      Seiten www.bibliotheksstatistik.de zur Verfügung.

    - ab sofort steht die Emailadresse dbs _at__ hbz-nrw.de für
      organisatorische und fachliche Fragen zur Verfügung.

    - Mit den Erhebungen der Daten für das Berichtsjahr 2002
      können Sie jederzeit beginnen. Sie müssen allerdings die
      ausgefüllten Fragebögen solange aufbewahren, bis die
      Online-Eintragmöglichkeiten geöffnet werden.

    - Die Online-Eintragmöglichkeiten für die
      Fragebögen-Erfassung werden voraussichtlich, nach
      umfangreichen Programmier- und Testarbeiten, ab dem
      01.10.2003 eröffnet. Die Bibliotheken haben dann zwei
      Monate Zeit, ihre Daten einzugeben.

    - Am 01.12.2003 wird das Berichtsjahr 2002 geschlossen und
      die Auswertungen stehen kurz danach zur Ansicht zur
      Verfügung.

    - Das Bibliotheksadressbuch incl. Email-Adressen wird bis
      spätestens 30.09.2003 im HBZ neu eingerichtet. Alle
      Bibliotheken können also ab dem 01.10.2003 online
      feststellen, ob sie im DBS-Verteiler sind, damit alle
      relevanten Informationen erhalten - oder nicht, und sich
      dann entsprechend eintragen bzw. Eintragungen ändern.

Soweit die jetzt absehbaren Informationen zur DBS. Bitte haben
Sie Verständnis dafür, dass wir uns für das Berichtsjahr 2002 und
wahrscheinlich auch noch für das nächste Berichtjahr 2003 auf die
wesentlichen Verfahren beschränken müssen. Über weiteren Komfort
und notwendige Veränderungen sind wir bereit, in den folgenden
Jahren mit Ihnen nachzudenken.

Da wir zur Zeit noch keine Adressen vom DBI übernommen haben,
richte ich diesen Brief an die bekannten Arbeitsgemeinschaften,
Verbände und Listen und bitte Sie alle darum, diese Information
so weiterzugeben, dass möglichst jede Bibliothek in Deutschland
sie erhält.

Mit freundlichen Grüßen
Klaus Marklein