"Geschaeftliche" E-Mail: Zusammenfassung

[schroeder _at__ TIB.Uni-Hannover.DE (Antje Schroeder)]

Hallo, zusammen!

Wie versprochen eine Zusammenfassung der Mails, die ich auf meine Anfrage
zum Thema "Geschaeftliche Mails: Erfahrungen" erhalten habe.

Nochmal kurz zur Fragestellung: es ging mir darum,

   - sinnvolle Archivierungsmechanismen fuer "geschaeftliche Mails", die
     zunehmend Telefon und Fax ersetzen, zu finden.

   - ein "geordnetes Archiv" anzulegen, auf das mehrere Nutzer zugreifen
     koennen.

Nun zu den Antworten:

   - bisher findet findet eine Archivierung ueberwiegend mit Hilfe der
Tools statt, die
     die Mail-Programme bieten. Mit Pmail und anderen Programmen lassen
     sich verschiedenste "Ablagefaecher" einrichten, um ein- und ausgehende
     Post entsprechend zu sortieren. Andere komfortable Mechanismen sind:
     automatische Umleitungen an Hand von Filtern usw. Dabei handelt es
sich i. d. R.
     um "private" Ablagefaecher;

   - zentrale Mailarchive werden - so die Antworten - bisher nicht genutzt;

   - eine Beteiligung von anderen Kollegen erfolgt i. d. R. ueber "Cc" und
"Forward"
     und entspricht damit weitgehend den Mechanismen bei der
     "papiergebundenen Post". Bei groesseren Projekten werden teilweise
     Verteilerlisten verwendet, die entweder zentral oder lokal gepflegt werden.

   - solange die Mails nicht ZENTRAL z. B. auf einer UNIX-Maschine
gespeichert werden,
     sondern lokal auf PCs liegen, wird das archivieren von Mails in einem
gemeinsamen
     Archiv schon schwierig. Fuer UNIX-Systeme gibt es dagegen maechtige
Tools, die
     groesstenteils bereits im Betriebssystemumfang enthalten sind. Das wuerde
     allerdings bedeuten, dass alle Mails ZENTRAL auf einer solchen
Maschine vor-
     gehalten werden muessten und auch nur Mailtools auf dieser Maschine genutzt
     werden koennten (z. B. elm und pine fuer UNIX). Ob diese Mailtools genauso
     komfortabel oder unkomfortabel sind, mag jeder selbst entscheiden. Fuer
     UNIX-Systeme wurde ein RCS (=revision control system), "ein Tool zur
Versions-
     verwaltung von Sourcen" vorgeschlagen. "Damit kann man mit mehreren Leuten
     auf einem Pool an Quelltexten arbeiten und einzelne Files jeweils
"einchecken" und
     "auschecken", wobei beim "einchecken" immer noch ein kurzer Kommentar
ueber die Art der
     Aenderung angefuegt werden kann. Wenn man da ein geeignetes Frontend
vorsetzt,
     kann man das sicher auch dahin erziehen, dass es zur zentralen Bearbeitung
     und Archivierung von Mail missbraucht werden kann... " (Daniel Roedding).

   - Wichtige Mails werden meistens doch ausgedruckt und zusammen mit den
     ueberigen Unterlagen in papiergebundener Form archiviert.

   - ein anderer Vorschlag geht dahin, Mails als Datei (d. h. eine Mail = eine
     Datei) zu archivieren und in Directories zu organisieren. Ueber Fileserver
     laesst sich dann auf einfache Weise ein "geordnetes" Archiv anlegen,
auf das
     auch andere zugreifen koennen. Auf Features, die die Mailsysteme
bieten (wie
     Auflistung von Datum, Absender, Betreff), muss man dann allerdings
verzichten.

   - es gibt bereits Ueberlegungen, elektronische Archivsysteme einzusetzen, die
     dann fuer alle Formen der Kommunikation genutzt werden koennen (Brief, Fax,
     Email, ...). Rein technisch gesehen, liesse sich damit sogar Sprache
(=Telefon-
     gespraeche) archivieren.



FAZIT:

   - solange Briefe, Telefaxe, Aktennotizen usw. noch in Papierform
archiviert werden,
     ist es sicherlich sinnvoll dies auch auf E-Mails anzuwenden, allein
schon damit
     alle Vorgaenge zu einem Projekt "an einer Stelle gesammelt" werden.

   - mit der Einfuehrung von Archivsystemen, die dann verschiedene
"Erscheinungsformen"
     (s. o.) aufnehmen koennen, lassen sich dann auch E-Mails elektronisch
     archivieren. Denn solche Archivsystem bieten bereits komfortable
Mechanismen z. B.
     fuer Indexierung und Recherche, Zugriffssteuerung usw. Ausserdem
lassen sich
     Dateien unterschiedlichster Art archivieren. Die Einfuehrung eines solchen
     Archivsystems rentiert sich allerdings nur, wenn gleichzeitig auch die
uebrigen
     Informationen im selben System abgelegt werden.

Gruss

Antje Schroeder




**************************************************************
               Dipl.-Dok. (FH) Antje Schroeder
       Universitaetsbibliothek Hannover und TIB (UB/TIB)
                Abteilung EDV und Neue Medien

Welfengarten 1B                 Tel: (0511)762-4067
D-30167 Hannover                Fax: (0511)71 59 36

E-Mail: Schroeder _at__ tib.uni-hannover.de
**************************************************************